II. ADMINISTRASI

II. ADMINISTRASI
Seperti telah diuraikan diatas bahwa sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yang telah menetapkan rumusan organisasi yang jelas. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi sudah barang tentu akan melakukan segala usaha/ kegiatan organisasi, dari mulai merencanakan tujuan sampai dengan kegiatan evaluasi kegiatan.usaha/kegiatan tersebut disebut dengan administrasi.
Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapaisuatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi,seperti penetapan rencana program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lainlain.
Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work (kegitan catat mencatat/tulis –menulis ) atau sectretrial work (pekerjaan sekertaris), yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan
rumusan pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan.
Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut.
1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritan;
2. Adanya kelompok orang;
3. Adanya kerjasama;
4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan;

III. KESEKRETARIATAN
Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi.
1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).
2. Surat menyurat;
3. Kegiatan kearsipan dan agenda;
4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;
5. pengiriman dan penerimaan surat; dan
6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis
Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah menghimpun keteranganketerangantertulis yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran kegiatan administrasi.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sipat Tata Usaha adalah sebagai “pelayanan
terhadap kegiatan pokok administrasi”.
Berikut ini penulis uraikan beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku) tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agrnda kegiatan.

A. Surat Menyurat
Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat
(korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak pihak
tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah
pikiran/gagasan.
2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.
4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis,yaitu:
1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi), dan
3. surat niaga.
Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran,surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.
Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat menurut susunan, letak, dan bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu sangat penting peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.
Menurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat, bentuk surat dikelompokan
menjadi6(enam) dan macam bentuk surat, yaitu : (a) bentuk lurus penuh (full block style), (b) bentuk lurus (block style), (c) bentuk setengah lurus (semi block style), (d) bentuk bertekuk (idented style), (e) bentuk resmi Indonesia lama, dan (f) bentuk Indonesia baru.(contoh lengkap bentuk-bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri penyuluhan bahasa Indonesia bagian surat menyurat.
Sekedar memberikan gambaran untuk memudahkan pemahaman pembaca, berikut penulis berikan contoh bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style)
Keterangan :
(1) Kop/Kepala Surat;
(2) tanggal surat;
(3) nomor. Lampiran,
perihak
(4) alamt,tujuan;
(5) salam pembuka;
(6) Isi surat
(7) Salam penutup;
(8) pengirim surat; da,
(9) tembusan;
………………
……………………..(1)
……………………………
---------------------------------------------------------
(2)…. : …….. ………
……. : ………(3)
……. : ………
… ….. …
… ….. …(4)
… ….. …
……………………..
………………………………………….
………………………………………….
…………………….. (6)
……………………………………………………
…………………………………… (7)
…….. ………(8)
…………… …………….
…………………….
…………….(9)

B. Kerasipan, Agenda dan Ekspedis
1). Arsip
Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen.
Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat,
akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara
ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan
keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hokum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain.
System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :
1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip
berdasarkan nama orang atau organisasi utama.
2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip
didasarkan pada jenis dan isi surat..
3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip
didasarkan pada asal daerah surat..
4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip
didasarkan angka nomor pada surat.
5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.
2) Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda, dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :
1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri
untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.

2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat
surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.

Contoh format buku agenda surat masuk :
No Tanggal Surat
Nomor Tanggal
Terima Dari Isi Surat Keterangan

Contoh format buku agenda surat keluar :
Nomor
Urut Surat
Tanggal Alamat
Tujuan
Isis Surat Keterangan

3. Ekspedisi
kegiatan kesekretariatan lain yang berhubungan dengan surat menyuratadalah ekspedisi.
Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang.
Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barangn-barang
disebut ekspeditur. Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn bukuk ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut. Berikut ini contoh format buku ekspedisi.
No Tgl Mengirim Surat Jumlah
Tgl Nomor Surat Lamp
Isi
Surat
Alamat
Tujuan
Paraf

C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan
Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota
organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun
anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh
personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.

Contoh format buku induk sebagai berikut :
Nomor
Urt. Induk
Nama Tempa, Tgl
Lahir
Alaat Jabatan Ket
Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-datarangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badanbadan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan

Contoh format buku agenda kegiatan :
No Hari,Tanggal Jenis Kegiatan Peserta Tujuan
kegiatan
Lain-lain Ket.
Keterangan :*) dapat diisi dengan format lain sesuai dengan kebutuhan.



IV. P E N U T U P
Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti
bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi.
Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting, termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti penting dalam menjalankan roda organisasi.
Wassalam,